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如何更高效地工作?麦肯锡教你三招
发表日期:2016-09-22    人气:13048
  本文摘自《麦肯锡卓越工作方法》,它是国际知名咨询公司麦肯锡成立八十多年来最重要的工作方法总结。

  在职场中工作的效率很重要,高效率的完成工作不仅对升职有一定的好处,也会改变自己的生活效率。那么,如何高效的工作成为了现在职场人员的一大困扰。

  工作秩序条理化

  1. 把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。必须确保你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

  2. 在你准备好办理其他事情之前,不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着,所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置,并把有关的东西放到相应的位置上。

  3. 要力戒由于有吸引的干扰或因你厌烦了手头上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼声较高的工作。一定要保证你在结束这项工作之前,为它采取了所有应该采取的处理措施。

  4. 按规则把已经处理完毕的东西送到适应的地方去。再核对一下剩下的重点工作,然后再去开始进行第二项最重要二的工作。

  工作方法多样化

  1. 综合。即在同一时间内综合进行多项工作。

  我们说,办事要有顺序,并不是同一时间内只能办一件事,而是运用系统论、运筹学等原理,可以同时综合进行几项工作。在管理学中,把工作单方向一件一件依次进行的办法,叫做垂直型工作。就像站着一大排人,一个一个地传递砖头,这样做效率比较低。反之,如果把各项工作综合起来统一安排,效率就会大大提高。

  2. 结合。即把若干步骤结合起来。

  例如有两项或几项工作,它们既互不相同,又有类似之处,互有联系,实质上又是服务于同一目的的,因而可以把这两项或几项工作结合为一,利用其相同或相关的特点,一起研究解决。这样自然就能够省去重复劳动的时间。

  3. 重新排列。即改变步骤的顺序。

  也就是说要考虑做工作时采取什么样的顺序最合理,要善于打破自然的时间顺序,采取电影导演的“分切”、“组合”式手法,重新进行排列。例如,一天工作下来很疲乏,晚上又要上夜校,那么就应该把休息时间提前,从床上移到其它地方,如在公共汽车上趁机闭目养神,可保证晚上精力充沛。

  4. 变更。即改变工作方法。

  改变工作的手法大体有两种,一种是“分析改善方式”,即对现行的手段方法认真、仔细地加以分析,从中找出存在的问题,即找出那些不合理和无效的部分,加以改进,使之与实现目标要求相适应。另一种是“独创改善方式”。即不受现行的手段、方法的局限,在明确的目的基础上,提出实现目的的各种设想,从中选择最佳的手段和方法。

  5. 穿插。

  尽可能把不同性质的工作内容互相穿插,避免打疲劳战,如写报告需要几个小时,中间可以找人谈谈别的事情,让大脑休息一下;又如上午在办公室开会,下午到群众中去搞调查研究。

  6. 代替。即把某种要素换成其他要素。

  如能打电话的就不写信,需要写信的改为写便条,需要每周出访的改为隔周一次,在不出访的那一周里,可用电话来代替出访。

  7. 标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。

  比如,记录时使用通用的记号,这样一来就简单了。对于经常性的询问,事先可准备好标准答复。

  工作内容简明化

  最容易不过的是忙碌,最难不过的是有成效地工作。而化繁为简,善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。

  美中贸易全国委员会主席唐纳德。C.伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个“能不能”:即能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?

  根据这个启示,我们在检查分析每项工作时,首先问一问以下六个问题:

  1. 为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

  2. 这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?

  3. 如果必须干这件工作,那么可以在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?

  4. 什么时候干这件工作好呢?是否要在效率高的宝贵时间里干最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作,用了整天的时间去使工作“条理化”,结果把时间用完了,而所料理的只不过是些支离破碎的事情?

  5. 谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去干?

  6. 这件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?

  然后在对每一项工作分析检查之后,再采取如下步骤:

  1. 省去不必要的工作。

  2. 使工作顺序合理,干起来得心应手。

  3. 两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。

  4. 尽可能使杂七杂八的事务性工作简单化。

  5. 预先订好一项工作的程序。增强工作预见性,走一走,看两步,想三步,提高决策的效率和准备性,减少决策过程的时间并使决策无误。

  来源:豆瓣


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